دورکاری چیست و بهترین و کاربردی ترین ابزارهای دورکاری
بهترین و کاربردی ترین ابزار های دورکاری چیست؟ قبل از معرفی بهترین ابزار ها به معرفی دور کاری می پردازیم. دورکاری در مفهوم کلی خود، به هرگونه فعالیت و کار حرفه‌ای اطلاق می‌شود که فرد «نیازی به حضور در یک دفتر مشخص» به عنوان محل کار ندارد و از منزل یا هرجایی میتواند وظایف خود را به انجام رساند. به لطف «تکنولوژی و اینترنت» فرد بدون حضور در یک دفتر میتواند با همکاران خود در یک کار تیمی مشارکت نموده و یا حتی تیمی را مدیریت کنید.
اپی اکو به عنوان اولین بازار وب سرویس ایران از سال اول فعالیت خود فرهنگ دورکاری را پیش گرفته و نیروهای اجرایی در ۴ دپارتمان مختلف به صورت «دورکاری» به فعالیت می‌پردازند. در این مطلب به بیان بخشی از تجربیات اپی اکو نیز پرداخته ایم.
در دهه‌های اخیر، با توجه به معماری جدید شرکت‌ها و ساختار جزیره‌ای آن ها، حیطه وظایف و مسئولیت‌های افراد و تیم‌های مختلف در یک شرکت به خوبی مشخص شده است. در تعاریف و چارت‌های جدید سازمانی، هر فرد می تواند به صورت مستقل و بدون تعامل مستقیم فیزیکی با همکاران‌اش مسئولیت‌های خود را انجام دهد. البته استفاده از تکنولوژی نیز نقشی بنیادین در این سبک معماری شرکت‌ها را دارد.
شیوع ویروس کرونا ، امروز به یکی از معضلات بزرگ در دنیا تبدیل شده است. معضلی که مردم را مجبور کرده تا بیشتر در منزل خود باشند. این عدم حضور کارمندان برای بسیاری از شرکت‌ها مشکل آفرین شده و چالش های متعددی را ایجاد نموده است. ولی شرکت‌هایی نیز بوده اند که توانسته اند با تقسیم دقیق کارها و استفاده از ابزار تکنولوژی، فعالیت‌های خود را به صورت دورکاری مدیریت کنند و اجازه تعطیلی شرکت را نداده اند.
پیش از خواندن این مطلب نکات زیر را به یاد داشته باشید:
- دورکاری برای سازمان و شرکت هایی که شدیدا تحت تاثیر بروکراسی های سخت هستند چالش های بسیاری دارد
- دورکاری برای شرکت هایی که نیروهای منظم و وفادار دارد میتواند منافع بسیاری داشته باشد
- دورکاری نیاز به آموزش و فرهنگ سازی دارد
بیشتر بخوانید : آشنایی با «چالش های اجرایی دورکاری» و راه حل‌ها آن
بیشتر بخوانید: نحوه طراحی «استراتژی دورکاری»
بیشتر بخوانید: سیستم اعلام «آخرین اخبار ویروس کرونا » به کمک وب سرویس
کاربردی ترین ابزار های دورکاری
در این مقاله سعی داریم تا برخی از بهترین ابزارهای دورکاری که در بستر آنلاین در خدمت عموم قرار گرفته است را بررسی نماییم. هر شرکت برای مدیریت و راهبرد یک کار تیمی به چند دسته ابزار نیاز خواهد داشت.
در مجموع شما به چند دسته ابزار کاربردی برای دورکاری نیاز دارید
- ابزار ارتباطی مستمر روزانه با سوپروایزر یا مدیر بالا دستی
- ابزار ارتباط جمعی با گروه
- ابزار ارتباط با مشتریان
- ابزار های انجام پروژه برای توسعه دهندگان نرم افزار
- ابزار ذخیره سازی اطلاعات
- ابزار اشتراک اطلاعات
- ابزار فرآیند سازی پروژه
- ابزار گزارش دهی و آنالیز
بهترین ابزارهای دورکاری برای مدیریت پروژه
در پروژه‌های دورکاری، بحث مدیریت، زمانبندی، پیگیری و جمع آوری یک کار تیمی به مراتب دشوارتر از کار در یک دفتر خواهد بود. اگر مدیر یک تیم دورکار هستید، باید بدانید سرکشی مستقیم به افراد برای شما دیگر بی معنی است. پس ابتدا باید به افراد گروه خود مطمئن باشید و پس از آن برنامه ریزی دقیقی برای پخش وظایف و جمع آوری گزارش افراد داشته باشید.
با کمک ابزارهای امروزی مدیریت، وظایف حرفه ای افراد مشخص شده و هر کارمند تنها به صفحه مخصوص به خود دسترسی خواهد داشت. در این ابزارها لیستی از وظایف محوله فرد به او ارائه می شود که هر کدام زمانبندی مخصوص به خود را دارند. فرد پس از انجام هر یک از وظایف خود موظف به درج گزارش و الصاق مستندات آن می باشد. امروزه نرم افزارهای مدیریتی بیشماری ارائه شده است که شامل موارد ریز می‌شود:
ترلو Trello
ترلو یک نرم افزار وب بیس است که برای مدیریت پروژه‌ها بسیار کارا می‌باشد. ترلو یک محیط کاربردی ساده دارد که در همه پلتفرم‌ها اعم از دسکتاپ، انواع موبایل و وب، در دسترس کاربران قرار دارد. این نرم افزار کاربر پسند، یک نسخه رایگان و یک نسخه پولی دارد. در این نرم افزار هر فرد می تواند به کارت‌ها و یا بردهای محدود و مربوط به خود دسترسی داشته باشد. در هر برد وظایف فرد همگی لیست و زمانبندی شده اند.
فرد پس از اتمام کار می تواند فایل های خود را در این بستر بارگذاری نموده و یا احتیاجات خود را در حین پروژه از این برد جستجو و دانلود کند. ترلو هماهنگ با بسیاری از دیگر فضاهای ابری نیز هست.
ام‌اس پروجکت (Microsoft Project)
یکی دیگر از کاربردی ترین ابزار های دورکاری ام‌اس پروجکت می باشد، که یک نرم افزار ساده و کاربرد ی از خانواده مایکروسافت آفیس است که با قرار دادن تصویر بزرگی از پروژه پیش روی کاربران امکان بررسی و ثبت مراحل کار را برای ایشان مقدور می‌سازد. به کمک این برنامه کاربر به ساده ترین شیوه ممکن میتواند زمان اجرا و تکمیل تمام فعالیت های پروژه را تخمین زده و از اجرا و تحویل به موقع پروژه مطمئن شود.
آسانا (Asana)
آسانا نیز یکی دیگر از ابزارهای تحت وب برای مدیریت پروژه محسوب می‌شود. این نرم افزار بر روی تمامی سیستم عامل‌های موبایل قابل استفاده است. در فضای این نرم افزار، کاربران علاوه بر دنبال کردن وظایف خود می‌توانند در هر بخش یادداشت‌ها، نظرات، پیوست‌ها و برچسب‌های خود را نیز اضافه کنند. هنگامی که وضعیت یک پروژه یا کار تغییر می‌کند، کاربر به کلیه به روزرسانی‌ها در مراحل مختلف پروژه دسترسی خواهد داشت.
پی‌گیر Peygir
پی‌گیر یک نرم افزار کنترل پروژه ایرانی است که علاوه بر امکانات معمول، در این نرم افزار امکان اعلام پیامکی، سامانه ارتباط ایمیلی، مدیریت حضور و غیاب، مدیریت اسناد و ارتباط با پیام‌رسان تلگرام نیز فراهم شده است. برای تیم های بالای ۳ نفر، نسخه رایگان نرم افزار برای ۳۰ روز فعال خواهد بود.
تسکولو Taskulu
تسکولو این نرم افزار در حقیقت نسخه ایرانی ترلو است و قابلیت‌های آن را دارد. سطح پایه آن برای کسب و کارهای نوپا و کوچک که دارای ۱۰ کاربر یا کمتر هستند کاملا رایگان است. سطوح تجاری، حرفه‌ای و اختصاصی تسکولو نیاز به خرید اشتراک دارند.
گانت پروجکت Gantt Project
گانت پروجکت یک برنامه دسکتاپ برای کاربران ویندوز، os x و لینوکس است که به صورت رایگان قابل دانلود می باشد. فضای و مدل کاری این نرم افزار شبیه به پروژه MS است. این برنامه و با ایده اصلی فراهم آوردن و تخصیص منابع یکسان و قابلیت گانت برای کاربران کسب و کارهای مبتنی بر بودجه، طراحی شده است.
ابزارهای اشتراک فایل و اسناد دورکاری و ذخیره سازی اطلاعات
یکی از الزامات دورکاری، عدم نیاز برای مراجعه به دفتر کار است. برای این منظور باید راهکاری برای ارسال و دریافت اسناد مرتبط با پروژه در نظر گرفته شود. امروزه فضاهای ابری مختلفی در دنیا خدمات اشتراک فایل و اسناد را برای اشخاص حقوقی و حقیقی ارائه شده است. مانند:
گوگل درایو google drive
گوگل درایو یکی از کاربردی ترین خدمات ارائه شده توسط گوگل به کاربران، بخش گوگل درایو است. این سرویس شامل افزوده‌های گوگل داکس، گوگل شیتس و گوگل اسلاید به همراه سری برنامه‌های آفیس می‌باشد که به کاربران توانایی ویرایش (حتی به صورت همزمان) انواع فایل‌های سرورهای ابری گوگل را، از جمله فایل های متنی، جدول، اسلاید، نقاشی و غیره را می‌دهد.
دراپ باکس Dropbox
از کاربردی ترین ابزار های دورکاری برای اشتراک فایل و اسناد دراپ باکس می باشد. در حقیقت دراپ باکس یک ارائه کننده خدمات میزبانی فایل‌ها و اسناد در فضای وب است که امکان همگام سازی و اشتراک پرونده‌ها روی چند رایانهٔ مختلف یا بین چند کاربر مختلف را از طریق اینترنت را فراهم می‌کند. در حال حاضر پس از ثبت نام در سایت، فضای رایگانی به حجم ۲ گیگابایت در اختیار کاربر قرار داده می‌شود که در صورت نیاز می‌توان فضای بیشتر از آن را خریداری نمود.
اسلک Slack
اسلک یک فضای ابری برای به اشتراک گذاری اسناد و فایل‌های شرکت است که به واسطه آن ارتباط بین افراد تیم نیز میسر خواهد بود. در این نرم افزار می توان افراد را در گروه‌های مختلف اضافه و حذف نمود. یکی از ویژگی‌های بارز این برنامه قابلیت ادغام و یکپارچه شدن آن با تعداد زیادی از سرویس‌های شخص ثالث مانند ترلو، گوگل درایو، دراپ باکس و … است.
ابزارهای ارتباطی دورکاری
در یک سازمان یا شرکت ۲ نوع ارتباط وجود دارد، ارتباط درون سازمانی و ارتباط برون سازمانی. شرکت هایی که ارتباط برون سازمانی زیادی دارند و فعالیت آن ها با خدمات پس از فروش، ارباب رجوع و ارتباط با مشتریان گره خورده است، باید ابزار های مختلف CRM را به طور کامل بشناسند و به کار گیرند.
یکی دیگر از الزامات کار تیمی، تشکیل جلسات کاری و تبادل نظر است. برای این منظور، بازهم تکنولوژی به کمک شرکت ها آمده است و ابزارهای رایگان و پولی بسیاری را ارائه نموده است. در این بخش می‌توان به نرم افزارهای اسکایپ، واتس اپ، ItsHello، Roundee، Jitsi Meet، ProfiConf، و Houseparty اشاره نمود.
در دنیای امروز با توجه به گسترش استفاده از نرم افزارهای مدیریتی و ارتباطی در حوزه‌های متعدد، شرکت‌ها و استارتاپ‌های مختلفی نیز در حال توسعه و انتشار برنامه‌های این چنینی هستند. ابزارهای نام برده در بالا تنها قسمت کوچک، ولی شناخته شده ای از این مجموعه نرم افزار است.
به یاد داشته باشیم برای ایجاد یک فضای خوب دورکاری علاوه بر ابزارهای مطمئن، به نیروی انسانی قابل اعتماد و مطمئن نیز احتیاج خواهد بود.
برای دورکاری می‌توانید از نرم‌افزار آنلاین بهتایم هم استفاده کنید.
سلام. واقعآ ممنون از شما بابت ارائه این مطلب خوب… ضمنآ من یه سایت خیلی خوب دورکاری میشناسم به اسم خدمات یاب که انصافآ از همه نظر عالی بودن واسم.
ممنون جالب بود